perjantai 12. huhtikuuta 2019

Paperisesta sähköiseen kirjanpitoon

Aloittaessani kirjanpitotyöt oman yritykseni kirjanpito oli kokonaan paperinen. Mapitin laskut, kuitit, raportit, yms. järjestykseen. Osa laskuista saapui jo sähköpostin liitteenä pdf tiedostona ja tulostaminen sekä käteiskuittien varmuuskopioiminen alkoi tuntua aikaavievältä työltä, joten etsin parempia vaihtoehtoja. 

Päädyin ottamaan käyttööni eTaskun, johon tallensin kuvatut tai skannatut kirjanpitotositteet. Osa laskuista saapui paperisena osa sähköpostilla, joten näin vältyin tulostamiselta sekä käteiskuittien kopioinnilta. eTaskuun saa kaikki tositteet näppärästi talteen ja ne säilyvät siellä kirjanpitolain vaatiman ajan. Tämä oli jo parempi ratkaisu, mutta vielä kaipasin helpotusta oman yritykseni asioihin. 

Aloin etsimään sähköistä ratkaisua, jota pystyisin hyödyntämään sekä oman yritykseni että asiakasyritysten kirjanpidossa. Tutustuin muutamaan vaihtoehtoon ja niistä valitsin itselleni sopivimmaksi Procountor Taloushallinnon, täysin sähköisen kirjanpitojärjestelmän. Näin muutaman viikon käytön jälkeen olen hyvin tyytyväinen tekemääni ratkaisuun. 

Samassa järjestelmässä saan tehtyä laskuja asiakkaille ja vastaanotettua yritykselleni lähetettyjä laskuja. Voin laittaa laskut maksuun ja saan tiliotteet päivittäin. Lisäksi kirjanpito hoituu samassa paikassa. Ei tarvitse enää pyöritellä papereita, kulkea verkkopankissa tarkistamassa osto- ja myyntilaskuja tai miettiä minnekäs sen laskun laitoinkaan ja oliko jollain jotain maksamatta. Nyt näen kaikki yhdestä ohjelmasta. 


Aluksi minäkin mietin, kuten varmasti moni muukin, palvelun hintaa. Mutta nyt jo huomaan, miten paljon nopeammin pystyn hoitamaan yritykseni laskutuksen ja myynnin seurannan sekä ostolaskujen tarkistuksen ja maksuun laittamisen aiempaan verrattuna. Sähköiselle järjestelmälle tulee pakostakin hieman hintaa, mutta siitä tulee myös merkittävästi ajansäästöä. 

Paperiset ja sähköpostiliitteenä tulevat laskut voi halutessaan ohjata skannauspalveluun, jolloin ne tulevat suoraan ohjelmaan kuten verkkolaskut. Omassa yrityksessäni merkittävä osa laskuista tulee jatkossa verkkolaskuina, joten toistaiseksi skannaan itse paperilaskut sekä liitän pdf laskut ohjelmaan. Laskut voin samantien laittaa maksuun, jolloin ne siirtyvät pankkiin valittuna maksupäivänä. Tositteet jäävät ohjelmaan talteen ja ovat heti käytettävissä kirjanpidossa. Asiakkaille voin lähettää laskut suoraan ohjelmasta verkkolaskuna, sähköpostitse tai postitse.

Itselleni ohjelman valinnassa tärkeä asia oli, että pystyn tekemään samassa paikassa myös asiakkaiden kirjanpidon huolimatta siitä onko heillä käytössään sähköinen vai paperinen taloushallinto. Procountorissa tämä kaikki onnistuu. Asiakas saa itse valita kumpi toimintatapa vastaa paremmin juuri hänen yrityksensä tarpeita.


Harkitsetko sähköisen taloushallinnon käyttöönottoa? Nyt on edullista aloittaa!
Tarjoan Procountor Taloushallinto -paketin käyttöönoton ja ensimmäiset kolme kuukautta veloituksetta. Ohjelmistosta veloitetaan ainoastaan lähetys- ja vastaanottomaksut. Lisäksi veloitetaan kirjanpitotyöstä hinnaston mukaan.
Tarjous koskee Procountor Taloushallintoa sisältäen pika-startti -paketin ja on voimassa 1.4.-31.5.2019 sähköisesti allekirjoitettuihin sopimuksiin. Yrityksen Procountor -ympäristö on oltava tuotantokäytössä viimeistään 30.6.2019. 

Ota yhteyttä, mikäli kiinnostuit!